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实时协作:团队效率倍增的关键

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实时协作是指团队在当前时刻共同完成项目的能力。无论是否使用技术,都能实现这一点。然而,随着远程工作的盛行,安全的协作工具被用来让团队成员在项目和一般业务之间保持联系和同步。
 
传统协作与实时协作的区别
 
两种类型的协作最明显的区别是任务执行的顺序。传统的在线协作只能按顺序单人进行。例如,一名员工制作文档并发送电子邮件给同事进行审阅,同事需要时间来接收和回复。另一方面,实时协作是多人同时进行的,它允许整个团队同时处理同一个项目。

实时协作:团队效率倍增的关键-8Manage PM | 高亚科技

实时协作有什么好处?
 
为了继续开展富有成效的协作,我们需要新的方式聚集在一起,在不共享同一物理空间的情况下依然能做出贡献。解决实时协作难题有很多好处:
 
提高生产力: 当团队成员实时分享想法并共同完成项目时,他们的工作效率更高、更快。这是因为他们能在更短的时间内完成更多的工作,而且不需要在协作工具之外进行协调和沟通。
 
工作质量更高: 实时协作可以提供即时、直接的反馈。这有助于团队成员理解在非同步沟通中可能会出现的细微差别。
 
关系更紧密: 当团队成员进行实时协作时,他们会建立起信任和理解,从而建立起更牢固的工作关系。
 
更强的创造力: 如果能将每个人的专业知识、观点和经验汇集在一起,就能取得更好的成果。
 
为什么实时协作很重要?
 
有效的实时协作之所以重要,是因为它能让团队成员充分利用自己的资源,包括时间、技能等,通过在当前时刻共同开发这些资源来获得最佳结果。
 
如果没有实时协作,就有可能错失创造性地解决问题和获得更高质量成果的机会。
 
改善实时协作的 4 个步骤
 
改善工作场所的实时协作,首先要积极主动。以下是解决实时协作难题最常见的四种方法:
 
1. 审查并选择合适的实时协作工具
 
第一步是选择适合团队的实时协作工具。可供选择的工具有很多,需要花点时间找到能与团队和流程很好集成的工具。
 
8Manage PM是一款实时交易型的项目管理软件,实时动态的信息能够帮助项目经理在复杂多变的项目运作和实时环境中及时发现关键问题,做出有效的项目决策。项目团队也可以通过8Manage PM 进行实时沟通交流,形成业务直通,实现跨级、跨地域的联动性项目协同工作。
 
监控进度、管理任务以及与团队合作,所有这些都可以在你的8Manage PM 工作区中完成。
 
2. 设定明确的团队合作期望
 
这包括一般准则、标准作业流程(SOP)、团队礼仪,甚至是行为准则,以设定成员在会议和项目中应如何表现。
 
3. 鼓励参与
 
当开放式交流在团队动态中发挥关键作用时,参与度自然而然会提升。这是促进透明度和提高一致性的一种方法。团队成员越是能够畅所欲言、分享和提问,就越不会出现脱节或其他问题。
 
4. 公开表扬出色的工作
 
最好是实时表彰和奖励出色的工作,这样团队成员就会为他们共同努力而取得的成果感到自豪和激励。
 
这些步骤都可以在8Manage PM 中实施,该软件可确保整个团队保持一致,让你们可以充分开展实时协作。
 
如何使用8Manage PM进行实时协作?
 
8Manage PM 提供了多种灵活的功能,你和团队能够协同工作,而又不会牺牲个人的注意力或效率。使用 8Manage PM,你可以:
 
● 通过系统的即时通讯功能与你的团队沟通交流
● 项目计划与执行实时同步更新,保持单一事实来源
● 利用灵活的层次结构轻松构建和管理复杂的项目,直至最后一个子任务
● 创建并直观地传达任务的依赖性和关系
● 自定义和管理任务,以适应团队的流程和项目
● 将任务分配给多个团队成员,以提高可见性并就内容进行协作
● 在团队实时更新任务时接收可定制的通知
 
系统还能自动跟踪每个项目活动与可交付成果的时间与进度,所有项目信息层层汇总,相关人员随时可了解到最新信息。因此,团队能够专注于自己的特定项目,而不会产生太多干扰。此外,团队负责人监督多个项目和任务也变得容易多了。

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