这六个耗时且非增值活动，有损你的项目

项目管理中的“浪费时间”被定义为项目生命周期内所有合作者执行的低附加值任务的总和。这种浪费在大多数企业中普遍存在。这种浪费的产生原因是什么？但最重要的是，如何提高低附加值工作的生产力？

1-报告

报告可能是最重要的任务之一，但也可能变得非常耗时：手动收集信息，对各种报告和项目指导委员会的数据进行核对并格式化。从Excel文件和本地文件中积累的信息会导致不准确、冗余、丢失、不可用、未知或过时数据的增加，从而导致报告缺乏可靠性。

项目团队成员报告平均每周花一天的时间为指导委员会或项目跟进准备报告。标准化报告流程并采用工具集中信息很有必要。

2-工时表

没人喜欢填写工时表，但工时表对监控项目必不可少。用户需要花时间处理他们的工时表，而项目经理和资源经理则必须花时间进行管理。

工时跟踪对于确保所有项目团队成员正确报告他们花费在项目、超出范围的任务、假期等内容上的时间非常重要。工时表自动化可以节约你的时间，允许团队更多关注增值活动。

3-搜索项目文档

项目团队成员经常报告说，每周花一天以上的时间搜索重要的项目相关文件，如模型、关键指标和财务信息。最近的一项研究表明，对于35%的公司来说，缺乏“集中的文档交换系统”是基本的业务问题，并且经常导致购买项目管理软件。建立一个集中的数据库可以简化和加快文档搜索。

4-沟通不畅或缺乏沟通

在数字和社交网络的时代，虽然沟通渠道众多，但很难相信项目经理会浪费时间寻找和传递信息。超负荷的邮箱、持续不断的电话、会议……所有的交流方式吸收着你每天的时间。在文件方面，必须集中沟通才能真正有效。

5-大量的工具

你可以在成千上万的协作工作工具中进行选择，以简化工作。但这可能会让我们浪费时间。你的资源在你的 ERP 上填写他们的时间表和缺勤；在没有考虑任务的计划工具中分配任务；在内部聊天工具上共享文档并通过电子邮件验证决策……当然，这些工具都没有相互集成。

就像文档搜索一样，集中化是关键。重要的是只选择一个工具来集成所有项目管理的工作。

6-手动任务管理

缺乏大量简单和重复任务的自动化，例如管理工时表、沟通任务分配和监控项目活动的执行。有调查发现，62%的公司认为“工时/项目成本录入”是导致项目管理软件采购的主要问题。

项目管理软件的基本功能是将常见的低附加值任务自动化，例如工时表管理、工作分配沟通、执行跟踪和验证、提醒和相关通知。

消除项目浪费的最终解决方案

项目团队执行的低增值任务比高增值任务的工作量大得多。因此，最好将生产力工作集中在低附加值的工作上，以提高整个项目的生产力。

解决所有这些问题的一个简单的解决方案是采用一个投资组合和项目管理软件，比如8Manage PM，它集成了上面提到的所有功能，比如信息、文档、沟通手段和简单任务的自动化。

○ 提高项目优先级和可见性，在项目生命周期内进行持续监控和状态报告
○ 全面有效地管理项目成本预算，并实时跟踪和汇总实际的收入和成本
○ 确保业务目标和项目投资在项目组合和项目群级别上的一致性
○ 自动检测项目各种系统性风险及其影响，提供问题上报机制
○ 对可交付成果的查看与审批进行迭代管理，有效帮助迭代需求沟通

8Manage PM最方便之处在于，管理者可在一个页面管理整个企业的所有项目群与项目。所有项目的需求信息会实时自动地汇总以确保信息的及时性与准确性，并且可以层层展开以深入了解具体的来龙去脉。

清晰、实时和可靠的信息让项目参与者更加诚实，每个人都会把精力集中花在解决问题和提高效益上，有助消除项目浪费。