工时及资源管理：管理者五大挑战与解决方案

任务的成功完成取决于平衡可用资源与需求。领导者必须仔细确定优先级，防止资源过载，促进灵活的完成时间，最大限度地提高价值交付。

工时及资源管理与透明度有关，管理者可以查看、监控和获得交付项目所需的内容。它还使你最大限度地减少空闲时间和资源的过度使用。通过对工作和资源的全面了解，管理者可以更有效地安排、计划和管理资源，在正确的时间将它们与正确的项目保持一致。

通过了解没有资源管理的劣势，很容易看出资源管理的重要性。如果没有正确的数据，管理者几乎无法控制他们的项目和任务。

以下是工时及资源管理常见的挑战：

1. 复杂的分类

挑战：

员工一个星期Ｎ个小时的时间可以包括不同类型的活动， 例如：战略策划、项目活动、客户服务、审查、招聘、培训、行政管理、公司社会责任等。这Ｎ个小时甚至可以包括带薪和不带薪假期、有偿加班、补休加班和无偿加班。填写工时表时，员工还要把部分注意力放在计费与不计费的时间上。如果工时表系统不能捕获上述复杂性，员工填写很容易发生错误。　

解决方法：

8Manage工时表允许组织自定义不同的工时种类和规则，从而确保准确性和简化工时跟踪。管理者可按照组织需要的方式和规则利用系统，按员工的项目和任务的规划数据自动带出相关数据 (如活动名称、时间和员工所分配的工作时间) ，生成工时表， 使填写及分析工时变得容易， 减少员工在填写工时上花费的时间。

2. 跟踪计费时间与非计费时间

挑战：

就时间而言， 并非所有时间都是平等的。管理者希望员工专注于计费时间，这样管理者就可以保持较高的利润率和较低的管理成本。但是，当管理者无法一目了然地看到员工在何处以及如何花费和跟踪他们的时间时，计费时间和非计费时间之间的平衡可能会开始朝错误的方向倾斜。

解决方法：

8Manage工时表提供实时可见性， 令管理者提高洞察力。管理者可以即时了解员工工时表，立即看到他们有多少可计费小时，多少不可计费小时。这种洞察力使管理者有机会在当下做出积极的决策，帮助员工更准确地跟踪他们的计费和非计费时间，同时节省宝贵的时间。

3. 遗漏造成收入流失的错误

挑战：

如果无法实时了解员工的时间，你就无法知道是否错过或误报了关键时间，导致时间损失甚至时间被盗，并造成收入流失，从而耗尽你的项目预算。错误会发生，但是当你没有适合的工具来捕捉和纠正错误时，就会导致利润损失。

解决方法：

即时通知和警报是在错误成为问题之前发现错误的关键，这正是管理者能从 8Manage工时表 中获得的。8Manage工时表的高级验证确保你可以随时随地批准工时表并进行快速更正。它还使管理者更有效地处理提交和批准，让你始终能通过快速准确的工时表来满足最后期限。

4. 期限、规划和资源技能

挑战：

资源容量涉及寻找和有效管理可用资源，从而在你的时间和预算限制内交付项目。如果你不知道如何衡量组织的项目和任务的资源容量，你的组织效率可能会受到影响——可能会为某些任务分配太多员工，而其他人可能会工作负担过重， 大部分项目和任务还可能资源不足， 导致项目和任务出现质量问题， 甚至丢失客户。

解决方法：

8Manage PM 的资源库有全部的资源技能和可用时间的数据。它还能从未来项目中推算未来的容量（数量和技能）需求， 让你可以按未来项目的资源需求去规划资源。8Manage PM 提供强大的基于技能和可用时间的资源搜索，让你能够有效地分配资源。

5. 快速精准重新调配资源的能力

挑战：

有时，无论你事先做了多少计划和准备，都会出现问题。项目障碍可能在项目生命周期的任何时候发生，从利益相关者改变主意到意识到你没有足够的资源来完成项目， 这时管理者就需要快速及精准重新调配资源的能力。

解决方法：

8Manage PM 能让你第一时间知道资源冲突的发生， 让你快速在资源库搜索并重新分配技能适当的资源。8Manage PM 的资源库自动实时更新， 提供精准资源数据， 令搜索和重新调配工作容易处理。