杜绝采购欺诈：利用SRM系统监控采购计划

挑战

采购是为组织采购商品和服务，大部分业务支出流经部门。采购部门负责谈判合同和采购业务所需的商品和服务。寻源及采购过程特别容易出现欺诈并且难以被发现，尤其是在采购业务复杂的大型组织中。良好采购策略的目标是以尽可能低的价格采购尽可能好的商品和服务，同时降低风险，与值得信赖的供应商合作伙伴建立牢固的关系，并确保利用节省成本的机会实现顺畅的支付流程。采购欺诈可以有多种形式，从挪用公款到高价商品。以下是一些最常见的欺诈方式，员工据此诈骗组织的资金。

1.  回扣

其中一个最常见涉及回扣或回报。供应商向采购商品和服务的采购员支付回扣。回报可能是现金支付、好处、影响力或其他形式的贿赂。

为了获得回扣，采购经理可能会批准不合格的供应商，采购不必要的商品或服务，或者通过排除首选供应商来破坏招标流程。另一种常见的策略是以只有一个投标人可以合格的方式编写项目规格。

基于贿赂的交易很少对采购组织有利。供应商可能会多收钱或提供劣质产品以收回贿赂。即使产品可以接受且价格合理，采购组织也会失去竞标的优势。

2.  利益冲突

另一种常见的欺诈情况涉及与投标公司未公开的关系。例如，最终批准投标过程的人可能拥有中标公司的股票，或者与公司或其股东有某种关系。由于员工间接从交易中获利，他的兴趣在于为供应商做出最有利的交易，这对支付他薪水的组织来说通常意味着是一笔糟糕的交易。

由于采购是一项涉及大量资金和多个承包商的复杂操作，因此极易受到欺诈计划的影响。

3.  假公司/订单

最令人震惊和最容易被发现的采购欺诈计划之一就是向空壳公司提交订单，并为从未收到的产品开具发票来，从而简单地操纵系统。虽然这类欺诈计划似乎不太可能奏效，但在采购分散和流程杂乱无章的组织中很容易实现，尤其是在没有可用于从采购订单到交货、发票和付款来验证订单的采购软件的情况下。

为了在公司的监视下处理虚假或欺诈性订单，员工可能会发出一系列不需要正式投标或审批处理的小订单。特定类型的采购或超过设定的金额可能会触发合同审批阈值。通过为预期物品制作足够小的虚假订单以绕过审批要求流程，员工可以成功进行欺诈，至少在一段时间内如此。

4.  欺诈性发票

采购欺诈并不总是在内部发生。供应商可能会为未交付的库存物品开具发票、提交重复发票、收取超过协商合同金额的费用、替代质量较低的材料或对从未执行的工作收取费用。

5.  围标 (串通投标)

众所周知，一组供应商在投标过程中合谋抬高价格。围标是一组供应商提交高价以使特定投标人受益的情况。一般在这种情况下，落败的竞争者和中标者都能从抬高价格中获利。

解决方案

任何欺诈预防工具箱中的主要武器都是采购软件。辨别模式和趋势对人类来说可能很困难，8Manage SRM 可以建立自定义报告来标记异常支出，并为采购订单、交货单和发票之间的三向匹配建立和审计跟踪，以确保公司只支付经过验证的发票，而不会支付重复的发票。全面的采购计划可以监控合规问题，存储当前价格表以供比较，并跟踪经过审查的供应商信息。

发现欺诈并不总是需要经过认证的欺诈审查员。欺诈计划通常可以通过意外的员工行为被发现，包括：

• 缺乏对质量标准的关注。如果商品和服务的质量受到质疑，而采购官员无视或为投诉辩解，则可能存在问题。

• 如果发票反映的价格明显高于协商的合同价格、以前的合同或行业标准，则该合同可能不合法。

• 使用同一供应商并拒绝考虑其他投标。如果采购经理为明显不符合公司标准或竞争价格的供应商辩护，请考虑聘请欺诈审查员进行合同审计。

• 限制与首选供应商的沟通。与供应商的单点联系很可疑，可能表明存在不正当的关系。

以下是可能发生围标的预警信号：

• 根据估算、公司价目表或以前的合同，中标价明显高于预期。

• 同一组的中标者按工作、工作类型或地点轮换。

• 同一项目中落败的投标人被聘为分包商。

• 不寻常的出价模式；类似的高出价，具有较低的异常值，类似的整数

• 不完整或草率的投标，来自不同公司的相同投标

使用含有自动审计跟踪（电子留痕）功能的软件，如 8Manage SRM 获取明确的集中采购流程，减少欺诈的空间：

• 采购合同应相互制衡，采购经理或部门经理不应是唯一的审批人，大宗采购需要更高级经理的审批。

• 应培训和鼓励管理层和员工注意 8Manage SRM 实施自动三方匹配系统，在付款前验证发票。

• 利用 8Manage SRM 供应商数据库中。

• 使用 8Manage SRM 使所有功能变得更加容易。