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有效采购流程的7个步骤

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企业在确定采购流程的重要性之后,下一步就是流程设计。以下是有效采购流程的七个步骤:

采购管理软件

第一步:确定所有业务单位对商品和服务的需求

当企业中的任何业务单位需要从外部供应商获得货物/服务时,采购周期就开始了。因此,采购过程的第一步需要识别和合并企业中所有业务单元的需求。这提供了支出领域和类别的可见性,以确定通过支出分析节省成本的领域。

第二步:确定和评估供应商名单

一旦业务单位确定了他们的需求,下一步就是确定可能提供商品/服务的潜在供应商名单。这个过程涉及简单的网络搜索或通过更结构化的措施,如RFP、RFQ 和 RFI。

这个过程的目的是评估相关供应商。评估指标包括定价、服务质量、行业声誉和认可、保修和保证条款以及客户服务。

第三步:与选定的供应商协商合同

在选择供应商满足企业的要求之后,合同流程就开始了。对于任何企业来说,签订合同都是创造最大价值和促进买方与供应商合作的关键步骤。这个过程包括评估价格结构、工作范围、条款和条件、交付时间等关键因素。详细的合同分析和谈判可以洞察更多的成本节约机会,包括动态折扣。

第四步:提出采购申请并下达采购订单

在企业与供应商敲定合同后,下一步是提出采购请求(PR)。PR包括商品/服务、价格和数量、供应商信息和审批流程的描述。

一旦PR获得批准,财务团队将向供应商发布采购订单(PO),其中记录了PO编号、付款条件、供应商信息等信息。

第五步:在收到发票后完成付款流程

供应商收到采购订单后,会发送一张发票,说明所要求的商品/服务的价格。一旦企业获得了PO并开出了发票,采购团队就会对其进行匹配以确保质量和数量。

根据企业与其供应商之间建立的支付条款,在交货前或交货后支付。

第六步:接收并审核所要求的货物/服务的交付

根据付款和合同条款,供应商提供货物/服务。收到后,公司应进行审核,以确保供应商符合质量要求。

第七步:保存发票的正确记录

在收到交付后,作为最佳实践,有效地存储所有发票以跟踪支出和企业内的各种支出类别是很重要的。

总结

与过去的流程相比,采购已经成为一个企业不可缺少的长期战略。但随着采购流程越来越复杂化,有很多企业便纷纷采用现代的采购软件来简化杂乱的采购流程并保持透明化。

使用像8Manage SRM一样可靠的采购管理软件,便能有效的简化采购流程将加快采购效率,可以更好地控制并监视采购生命周期的每个阶段。以高效的8Manage SRM采购管理软件为例,可以实现以下好处:

○ 供应链管理
○ 供应商关系管理
○ 财务报告、预测和审计
○ 合同管理
○ 为流程注入透明度
○ 保持过程准确和一致

虽然企业有不同的采购需求和不同的采购过程,但选择现代自动化的采购管理软件以此来加快采购流程,便大大的节省了时间和资源。

所属栏目: 工具软件 SAAS 区块链
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