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马云包32班高铁给4万员工办年会,竟忘用数字科技解救阿里行政

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31会议 2017-09-07 11:10 抢发第一评

阿里巴巴集团9月8日即将在黄龙体育中心召开2017集团年会。

根据杭州媒体报道:为了年会,阿里包了32班高铁、1700车次大巴;100多家酒店、参与员工4万人,现场演职人员2000多名,工作人员超2000人,阿里亲属和嘉宾超1000人……天上飘来四个字“爸爸任性”。

阿里总共有6万多名员工,通过抽签的方式,抽出近4万人前往现场参加。他们来自全球各地近21个国家,现场更是动用了阿里最先进的技术团队NASA打造了IOT手环!这场年会,可能成为史上规模最大、最黑科技的一次。

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都说阿里的员工很幸福,谁知办场会有多幸苦。所有人都在羡慕4万员工,却都忽视了这场盛世年会抛头颅撒热血的HR和行政。为了年会,阿里集团动用了人事、行政部100多人忙活了2个月。大概此时也只有HR和行政同行能理解这100人的辛酸。5万来自各地的人,怎么去、怎么住、怎么同酒店结算、怎么入场验证,如何年会互动这些都是大问题?www.31huiyi.com

首先怎么接送?马爸爸包了32班高铁,400辆大巴。针对北京和广州的员工,阿里开通了广州至杭州、北京至杭州两个方向的专列,总共包了32班高铁。而从机场到酒店、体育场,阿里动用了杭州市内400辆大巴,约1700车次。

怎么住宿?根据目前的统计,这次阿里年会给员工安排的酒店超过100家,平均每天超7000多间客房,范围从余杭延伸到萧山。

现场如何管理?每个人都会配发一只IOT(物联网)手环。届时,戴着手环的每个人,都会是场上的一个像素点,共同协作形成动态大图。

年会如何互动?在内场,阿里的NASA研发团为来自全球的4万名阿里员工将接入无线互动环境。到那个时候,偌大的黄龙体育中心,每台手机可如丝般顺滑地现场发送小视频、弹幕等在大屏幕上进行互动。

马云包32班高铁给4万员工办年会,竟忘用数字科技解救阿里行政

即使动用了阿里最尖端的NASA研发团,马云还是给行政、HR留下了大票难题!

  • 32班高铁,总运能3万人;怎么在上高铁前短时间内校验嘉宾身份,告知其车厢号、座位号;而下了高铁,该调拨多少辆、开往那些酒店的大巴?如何将他们准确分配到前往对应酒店的大巴上?这都是巨大的挑战。

  • 在酒店住宿时,行政们又要面临大问题:怎么计算各酒店的人数?最后同100家酒店做结算?

  • 到了现场,行政们又要苦思如何校验近5万,囊括员工家属、演职人员、员工、工作人员等多类人群的身份,并分发其对应的手环,还能实时了解入场情况?

  • 怎么让全场员工通过手机参与更多的大屏互动,比如互动抽奖等?

实际上,只要马云爸爸用上我们的数字会务系统,HR就不会有烦恼。只要一张电子票,就能轻松搞定接车、酒店分房、现场验证签到、大屏幕互动等所有环节!哪怕没有NASA研发团的支持。

首先,HR通过数字会务系统将各自专属电子票发送到所有的参会嘉宾、工作人员、演职人员手机上。

各地同事上包铁(马云包下的高铁)前,工作人员只需扫描员工手机上的电子票,就能进行身份验证,并分配给她座位号。(二维码签到

马云包32班高铁给4万员工办年会,竟忘用数字科技解救阿里行政

此时,管理人员能通过后台,知晓这列高铁上的嘉宾,(电子签到www.31huiyi.com)分别有多少是住A酒店、多少是住B酒店…..以此为依据精确调度接送巴士。

在嘉宾下高铁后,工作人员在巴士停车场用扫描枪扫描电子票,扫描枪上会反馈该嘉宾的大巴车号和下榻酒店信息,引导嘉宾去往正确的大巴。

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到达下榻酒店,嘉宾验证电子票领房卡,系统会依据其注册时填写的需求和性别自动分配其房间号。管理者可以实时看到100多个酒店,每个酒店的入住情况,最后籍此同酒店进行结算。(微信签到)

马云包32班高铁给4万员工办年会,竟忘用数字科技解救阿里行政

而在年会现场,嘉宾个把电子票放在微光盒扫描后,工作人员就能验证并看到其身份信息、嘉宾类别(嘉宾、员工、工作人员)等,根据提示发放手环;如果需要,还可同步打印带个人信息的专属胸卡。管理人员可以看到总到场人数、以及各类嘉宾到场情况,轻松做出调度。www.31huiyi.com

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入场后,打开电子票的界面,嘉宾们可以进入“个人中心”选择互动,用手机丝般顺滑地现场发送图片、文字、弹幕等在现场大屏幕上进行互动,还能参与疯狂数钱、超级赛跑等互动大屏抽奖玩法!(并不需要NASA开发哦~)

图片、文字上大屏▼

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数钱抽奖▼

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疯狂赛跑▼

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有了数字化系统,即使把会办的特炫酷,也能超轻松。马云爸爸,记得下次用上,给行政美眉减减压咯~

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