成功管理多项目的9个策略

      如果你正在管理一个团队或项目集，可能有多个项目同时进行。如果没有良好的多项目管理流程，就很难知道优先考虑哪些工作、如何帮助团队有效管理他们的工作量，以及所有事项是否都按时完成。

      不管你是努力组织和管理多个项目的工作，还是确保团队拥有可管理的工作量，以下9个策略将帮助你保持一切正常运行。

1. 指定一个位置存放所有项目

      在一个地方规划和管理你的所有发布，让你可以快速查看正在进行的所有内容以及整个路线图的状态。项目管理平台是完成这项工作的最佳工具，比如8Manage PMO，它是灵活、易用且协作的工具。

2. 一开始就定义目标、计划、职责和期望

      如果没有标准的工作流或项目计划过程，每个项目很可能会得到不同的管理。最终导致可交付成果不一致，或浪费时间在新流程的建立上，或工作被遗漏。

      解决这个问题，一开始就要明确团队的计划、流程和责任。在项目层面，这意味着清楚地概述目标、需要完成的每一步和每一项工作、每个计划的时间以及谁将负责。确保及时反馈和审批。

      接下来，制定项目集层面的计划、流程和职责。设定团队目标，并清楚传达能帮助你实现这些目标的项目。

3.优先考虑影响最大的工作

      看看项目如何向更大的公司目标发展，根据对公司目标影响的大小来排列项目的优先顺序。从宏观层面（即把影响较小的项目推到下个季度）和微观层面（按照重要性来组织你的每日待办事项），战略性地为工作排序。

4. 当优先级发生变化时，赋予团队灵活性

      设定团队的优先级和协调工作是关键，但在需要时保持足够的灵活性也很重要。如果使用电子表格和跨多个工具的待办事项列表跟踪工作，很难知道你的团队在什么时间做什么。防止这种情况发生的一种方法是实施变更控制流程。

      通过与你的团队分享一个真相来源，你可以管理多个项目，不必担心优先级的变化。因为每个人的工作都是可见的，你可以快速了解团队的带宽和当前任务。需要重新安排任务的优先级时，也不用担心任务会丢失。

5. 管理和沟通清楚期望

      团队之所以遭受沟通问题困扰，是因为他们对自己的工作、合作伙伴的工作以及跨职能干系人的工作缺乏可见性。当你不了解其他人正在做的工作时，你也就不理解为什么时间线在改变，优先级是否保持不变，以及项目进展如何。

      当你管理工作中发生的沟通时，你可以向你的团队和跨职能的干系人授权，让他们了解你工作背后的完整背景。通过实时更新，每个人都能了解工作的进展情况。

      要做到这一点，最好的方法是找到一个工作管理工具，像8Manage PMO这样的工具能让你在工作发生的地方分享状态和进度更新。无需通过电子表格、文档和其他工具获取数据和更新，你只需单击按钮就能轻松收集信息，只需再次单击就能与干系人共享。

6. 查看跨项目的工作，平衡工作量和时间线

      当你或多或少地依赖团队在工作量过多或过少时告诉你，那么在问题失控前，很难提前解决问题。

      在同一个地方管理所有项目是解决这个问题的第一步。你可以看到每个项目的所有任务，它们被分配给谁，以及它们的日期范围，从而发现超额预定的员工和项目时间的冲突。你可以推迟、删除或重新委托任务，使你的项目处于正轨。

7. 调整项目进度以最大化团队生产力

      即使是精心计划的项目，如果没有考虑到团队在当月、季度或年度的全部工作范围，也可能会脱轨。请考虑到计划的全部范围来安排和协调团队的工作，并考虑实施事件管理计划。以下是一些建议：

      ○ 错开类似项目的开始日期
      ○ 注意依赖关系
      ○ 标记重复的任务

8. 委派工作，但保持可见性

      通过与团队分享单一的真相来源，你可以跟踪每个人正在做的工作。当团队的工作都集中在一个共享的项目中，你可以一目了然地了解每个人的工作内容、这些任务什么时候到期以及进展情况。这样，你就可以在必要时检查任务，无需事无巨细地管理它们。

9. 跟踪并保存你的工作流程

      不要在每个项目开始时都做重复的工作。模板化并简化如何开始你的项目。将你的工作流作为模板反复使用。当需要协调新项目时，你只需从自定义模板开始，更快更有效地开展工作。
      此外，定期更新模板，添加新任务或步骤到流程或正在构建的新工作流中。将模板看作是一个活文档，不断对其进行更新。最后，将模板放在团队的核心资源中，让每个人都能访问到它。

结语

      作为团队负责人，同时管理多个项目通常是工作的现实。这些提示将帮助你跟踪所有程序的动态部分，保持井井有条，按时完成任务，并每次都实现你的目标。

      现代项目管理软件配备了一次管理多个项目所需的一切，更好为你和团队提供帮助。8Manage PMO是一款理想的多项目管理工具，其简单直观的项目管理功能使其可供对项目管理了解不多但参与流程的人使用。  

      使用此软件，你可以非常轻松地执行多个耗时的任务，并以更好的方式可视化你的项目。这使你有更多时间来完善你的计划，并确保分配给你的每个项目都能成功完成。