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采购项目管理:定义和流程

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采购项目管理是一个结构化的过程,用于定义、计划、实施和控制活动并将活动从当前状态过渡到未来状态。

项目管理系统

项目管理源于对需要实施的项目的认识。这种认识可以由宏观因素或微观因素产生。

要想成果理想,并符合干系人的需求,采购项目管理需要一系列的技能和能力、知识、流程、方法和明确概述的目标。

项目管理包括对所需成果的理解,能够有效沟通,意识到相关的预算限制以及与人员和资源相关的挑战。技术方面和团队管理也至关重要。

项目管理是一项包揽一切的活动,需要采购专业人员以高水平的商业敏锐度进行仔细规划,确保实现最终目标。

一旦意识到对项目的需求,就应该启动项目管理流程。没有有效的项目管理,项目的最佳结果不可能实现。

采购项目管理为何重要?

通过为采购活动提供强有力的和结构化的项目管理方法,可以证明这一点的重要性。

如果正确管理项目,就会获得许多好处,包括拥有可衡量的目标,理解风险,确保流程透明化,以及在供应链中有更多协商改进的机会。

采购流程有哪些步骤?

在所有采购项目管理中都需要几个相似的步骤。该模型概述了根据项目的各方面应该承担的任务。

○开始——在项目的“开始”阶段,项目管理人员应该创建一个商业案例,研究范围并确定干系人。

○准备——在“准备”阶段,应该完成任务,如开发甘特图,最终确定资源,包括可用时间、最后期限、确保获取所需技能。

○实施——在“实施”阶段,需要自始至终管理团队和确保强大领导能力等任务。

○绩效管理——在“绩效管理”阶段,需要完成的任务包括但不限于,进行评审以评估项目是否按预算进度进行,确保项目概述的里程碑得到满足。

○完成——在“完成”阶段,虽然看起来是流程的结束,但并不是最后的阶段。在“完成”阶段,所承担的任务应该包括推出最终确定的项目,寻求反馈和反思项目管理得如何。

○经验教训——最后的阶段是“经验教训”,作为持续改进的一部分,任务非常重要。应该分析得到的反馈,接受建设性的批评。SWOT分析可以帮助理解在项目管理过程中,哪些优势和劣势在内部显而易见,以及在外部显现出什么机会和威胁。

一旦完成这些任务,改进项目管理流程的行动就可以落实到未来的采购活动中。

项目采购管理的5个主要流程

成功项目的管理都应该遵循同样的流程。SQERT(范围、质量、努力、风险和时间)模型显示了这一过程,下文将详细解释:

范围:在任何项目的开始,都必须了解范围,即需要交付什么或期望的结果是什么。

质量:标准、等级、交付水平的期望都会涉及到的内容,因而是关键。质量可以符合一个规范或商定的标准,如ISO(国际标准化组织)。

努力:关于需要什么级别的资源。关于需要多少人,多少钱和什么技能的理解应该在这里确定和涵盖。

风险:是SQERT模型的下个元素。应进行风险分析和评估,了解可能出现的挑战。

时间:在这个模型中表示完成项目所需或预期的时间量,很可能包括交付的截止日期。

使采购项目管理更有效的方法

与项目的任何部分一样,拥有合适的工具可以使采购项目管理更加有效。8MSaaS PM支持基于项目的采购。由于系统是基于云的,所有状态更新,包括采购付款,都会立即反映在实时仪表板上,你可以跟踪承包商的进度以确保项目按计划进行。

所有项目信息集中在一页面,管理人员可以立即关注所有事情,可以更轻松地管理多个文档和工作流程。你不仅可以看到项目是否按计划进行,还可以管理为该项目进行的任何采购。

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