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如何给你的采购订单流程提速?

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缓慢的采购订单(PO)流程会削弱业务。手动系统和过时工具可能会对组织的生产力和净利润产生不利影响,无论它们看起来多么有效。因此,跨国公司有专门的员工负责管理供应商网络、审查和批准采购请求、加快采购订单、解决问题、确定新库存数量和减少过剩库存,这也就不足为奇了。


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对于许多中小企业来说,这似乎无法实现,甚至“多余”。实际上,在你的营业额达到10万美元(合64.8万人民币)之前,一张电子表格可能就足以满足你的简单库存需求了。但许多营业额在10万美元(合64.8万人民币)到1亿美元(合6.48亿人民币)之间的中小企业发现,他们的库存复杂性通过更强大的工具得到了缓解。


当涉及到采购订单管理时,强大的工具带来巨大的责任。但是,中小企业能否拥有与大型企业一样的权力呢?

在此之前,让我们回顾一下典型的采购管理流程是什么样的:

○ 跨销售渠道协调库存和客户销售
○ 管理海运和运费
○ 跟踪履行情况
○ 报告和分析生成的数据

采购订单管理(或采购管理)是一项人工完成的任务——它可能会导致员工精疲力竭和客户流失。因此,大多数企业求助于订单管理系统,尽可能高效地处理大量工作,加快订单处理时间,减少错误。

这是为客户提供良好体验的关键。网购有很多选择,客户从购买到收到商品的过程是做正确的事的重要部分。

什么是采购订单周期?

采购订单周期时间是衡量采购周期时间的关键指标。这个指标以小时为单位计算周期时间,从收到采购请求排列项到向供应商发送采购订单。

这种计算应包括与采购订单处理相关的所有活动,以及数据输入、供应商确认收货所花的时间,以及确认价格和交货所花的时间。

将员工申请转换为采购订单的能力对于财务控制、敏捷业务运营和员工满意度至关重要。2006年,美国生产力和质量中心(APCQ)进行了一项研究,该研究将人工成本订单的成本定在35.88美元(合232.5人民币)至506.52美元(合3281.6人民币)之间。

这些是与人工处理采购订单相关的非常真实的成本。加快采购订单周期需要利用技术和扩大对员工的信任的策略。

如何加快你的采购订单周期时间?

1. 自动化

通过让用户和审批人即时访问系统中的请求/订单,自动化加快了采购请求的速度。技术还可以生成即时报告,允许你实时跟踪、监控和分析业务成本。

但最重要的是,技术可以为你和你的团队提供更大的可视性和对周期和审批的控制。

自动化流程提供:

○ 成本节约:你的公司和员工可以通过避免手动的无意义的任务,节省时间,进而专注于更多的增值活动。根据CAPS Research研究的数据,2014年,总的平均处理成本是411美元(合2660.2人民币)。

○ 更高的可见性:获得看得见的支出是个漫长的过程,允许企业有效管理现金流。

○ 更好的控制:那些要求付款的人只看到审批通过的成本中心和账户,赋予你的财务主管更大的控制。

○ 提高的准确性:你消除了错误的机会,如复式记账。此外,技术平台内部的规则可以避免常规错误。

○ 遵从性:工作流可以根据你的业务规则进行配置,并符合你的采购订单和供应商策略。

关于如何利用技术缩短审批链并获得流程控制的例子:

○ 与供应商签订特定项目的合同,使其获得“预先审批”。

○ 将预算设置为员工可见,看看不同的团队和部门是如何超出预算的。

○ 在流程中增加2-3人作为观察者,而不是审批人。这样,没有人会阻碍进程,当问题出现时,观察者可以介入。

○ 建立工作流程

2. 供应链优化

如今,供应链是一个由人、流程和技术组成的复杂生态系统。

以前,大公司和企业会希望巩固他们的供应商基础,协商更大的合同折扣,并鼓励员工从这个首选的供应商候选名单中购买产品。但由于产品波动剧烈,供应商整合或许不是最好的选择。相反,你会希望供应商多样化。

然而,优化需要分析供应商支出、能力和绩效,同时保证质量。回顾你的核心优势,并将所有其他活动外包给专业的供应商合作伙伴。

提高完成率和产品在采购点的可用性,确保精益供应链,提高利润率和盈利能力。今天,技术允许协作和实时响应。

直观的电子采购软件8MSaaS SRM可让你轻松实时监控每个采购订单的进度。此功能将帮助你简化采购订单管理流程,并避免可能导致业务运营中断的问题和阻塞。



像8MSaaS SRM这样的订单管理系统有助于:


○ 通过销售渠道处理任何货币的订单和付款;
○ 向仓库或3PL发送订单明细;
○ 匹配离产品目的地最近的仓库;
○ 即时更新各销售渠道的库存;
○ 跟踪订单进度,让客户和公司都能看到;
○ 预测需求和库存量,以便在需要补充库存时发出提醒;
○ 与其他应用和平台集成,连接会计、发票和支付处理等管理功能。

采购订单是企业的日常方面。如果管理不善,可能会导致延误、延迟交付、超支,让各方都感到沮丧。

8MSaaS SRM云平台将创始人从创建业务的运营挑战中解放出来(特别是作为采购订单管理),你的团队可以将更少的时间花在采购订单管理的行政负担上,而将更多时间花在增值任务上。现在即可申请产品免费演示。



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