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资讯 > 工具软件 > 基于工作流的文档动态管理重要吗?
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基于工作流的文档动态管理重要吗?

首发且原创 时间:12-06 17:46 阅读:13974次 来源:开始云

摘要:文件是一个高频操作的资源,文件的管理只有做到“合适的人在合适的情况下用到合适的文件”才有真实的价值意义。

随着企业规模的发展壮大,以及业务种类的多元化,其产生的文档数量呈现出突飞猛进的增长态势,类型也越来越多。除日常办公的Word、PPT、Excel以外,还包括图片、音视频以及一些高端制造业产生的专业格式的文件,如AutoCAD、pro/e、SolidWorks等。工作中,由于文件的使用场景不一样,也会导至文件的管理侧重点不一样,如工程建筑类应用场景中,设计人员是否能在线编辑对图纸进行修改,是否能高效同步给现场施工人员,施工人员又是否可以在线预览就显得尤为重要。

传统文件管理模式的缺点

作为企业的智力资产,文档在维护业务合规、提供智力支持和参考指导方面作用突显,企业对文档管理和利用的需求也越来越高,需要专业的文档管理平台进行支撑。

传统的文件管理系统被用做通用存放的平台,它与ERP、OA系统等生产型业务系统不一样,需要企业用户手动将文件上传并管理。这也就意味着,如果用户不往内容管理系统里面放文件,该系统就没有数据来源。时间一长,该系统会形同虚设。此外,传统的文件管理系统提供商为客户提供的也多为一锤子买卖,实施结束以后,很难有办法帮助客户有效地把系统运营起来。

初探基于工作流的文档动态管理

文件的使用可以分成两个纬度,一个是通用的文档使用需求,另一个则是场景化的业务使用需求。通用的文档使用需求具有普适性,如文件的同步、文件的共享、文件的协同、文件版本的管理等比较轻的应用场景。这里以文件的共享为例,文件的共享就是把文件先存储起来,然后与企业内部或外部人员进行相互分享,这是一个基本的文件使用的需求,可能80%的企业都会用到,但它和具体的业务没有很强的关联性,所以只能算作一个基础的应用。

带有业务使用场景的需求则具有特殊业务针对性。如项目文件的管理中,阶段性的项目文件归档,高端制造业中图纸文件的在线预览,产品研发过程中的缺陷管理,房地产行业的档案合同管理等。那么,这些需求该如何满足呢?

这里拿项目文件的管理举例,大部分企业的生产型文档都跟着项目走,从项目的前期研发到后期的销售环节,整条线的每个节点都会产生文件,并且会对这些文件进行归档,以便后期的查阅。传统的管理方法中,项目归档员负责建立一个项目文件夹,并为该文件夹取名为“XX项目”,规范一点的做法可能会在这个名称中带上时间点,然后把与该项目相关的文件按照某种规范进行归档。这种归档方法,除归档人员最清楚规范以外,项目其他人员要查找一个文件,会非常不便,除非他知道文件名,否则要查找的文件到底存放在哪个文件夹下面呢?这样的查找依赖于文件夹命名是否规范,如果没有标准的归档设计模型,让归档员自己建立就无法起到归档的作用。

那么,如何才能解决这样的问题呢?如果在文件使用中注入项目管理思维,用基于工作流的方式对文件进行管理,把归档制度(体系)本身以项目的标准来建立,那么就能建立起一套标准。如在某个项目下面,以产品设计阶段(设计文档)、开发阶段(开发阶段的文档)、测试阶段(测试文件)对文件进行归档,从用户的角度来讲,他看到的将不再是传统的文件夹,而是一个一个的项目,从而在不同的项目阶段对文件进行查找。

文件是一个高频操作的资源,文件的管理只有做到“合适的人在合适的情况下用到合适的文件”才有真实的价值意义。开始云专注于企业内容管理十年,我们正在探索,我们的目标是要把各种浅度和深度的场景逐渐覆盖,用更加场景化的管理方式管理文件,提高文件的使用体验,同时也会更加地贴近用户的业务逻辑。

产品更新,敬请期待 ……

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